Das ATOS-Magazin 4/00
ATOS Reportagen
Die Gestaltung von DIN-Geschäftsbriefen

# Umsetzung der DIN-Normen durch Textverarbeitungen

Eine vollständige, rationelle Umsetzung der DIN-Normen stellt hohe Anforderungen an ein Textverarbeitungsprogramm. Sicherlich ist es möglich, mit Courier 10 und vordefinierten Tab-Stops einen normgerechten Brief zu erzeugen, jedoch sind vordefinierte Textteile insbesondere neben dem Anschriftsfeld nicht einfach realisierbar. Die vollautomatische Seitennumerierung incl. Folgeseitenhinweis ist ohne Textvariablen und Makros mit Programmstrukturen (IF-THEN-ELSE) kaum möglich. Für mehrseitige Briefe sollte zudem der automatische Wechsel des Seitenlayouts nach der ersten Seite (Briefkopf-Layout) erfolgen. Ohne frei positionierbare Textrahmen können alle Möglichkeiten der DIN-Norm sicher und schnell nicht umgesetzt werden. Die Verkettung der Textrahmen untereinander sollte zudem individuell abschaltbar sein. Eine sehr gute Textverarbeitung sollte daher folgende Arbeitsweisen unterstützen:

1. Gemäß Tabelle 2 werden Textrahmen fest auf der Seite verankert
2. Briefkopfbereich, Absender-, Kommunikations- und die Bezugszeichenzeile mit den Leitwörtern sind nicht mit den anderen Textrahmen verkettet und werden im Regelfall vor dem versehentlichen Editieren geschützt.
3. Für jeden Textrahmen kann ein Absatzlayout fest vorgegeben werden.
4. Das Datumsformat kann frei gewählt werden (auch JJ-MM-TT)
5. Auch für Einzelschreiben (keine Serienbriefe) können an vordefinierten Positionen Anschriftdaten von Datenbankanwendungen übernommen werden.
6. Der Mindestabstand von Anschriftfeld und nachfolgender Bezugs- bzw. Betreffzeile (9 Zeilen Anschrift und zwei Leerzeilen) muß immer gewährleistet sein. Zwischen Anschrift und Ortsangabe darf maximal eine Leerzeile stehen.
7. In Abhängigkeit der Textlänge wird automatisch auf der ersten bis zur vorletzten Seite im Fußtext der Folgeseitenhinweis (...) ausgegeben. Der Hinweis unterbleibt auf der letzten Seite sowie bei einseitigen Texten.
8. Vollautomatische Seitennumerierung oben mittig ("- 2 -") bzw. "Seite 2 von 7"
9. Automatischer Wechsel des Seitenlayouts nach der ersten Seite von Briefkopflayout zu Folgeseitenlayout.
10. Textbausteine
11. Kürzelexpansion ("mfg")
12. Einbindung von Grafiken für den Briefkopf, Fußtext usw.
13. Damit der Text der neuen deutschen Rechtschreibung entspricht, sollte eine Rechtschreibkontrolle vorhanden sein, die die neuen Regeln berücksichtigt.

Ein Programm, das alle 13 Punkte erfüllt, sollte in der Lage sein, jedes Brief-Layoutproblem komfortabel lösen zu können.

DIN-Tauglichkeit von TOS-kompatiblen Programmen